LA IMPOTANCIA DE LA IMPLEMENTACION DE LOS SISTEMAS DE ADMINISTRACION DE RECURSOS EN LAS EMPRESAS
La presente investigación se desarrollara la problemática de cómo afecta la falta de actualización y el contar con los diferentes sistemas de administración de una empresa. Así como se planteará el por qué las capacitaciones juegan un papel importante en todo este proceso.
A) Planteamiento del problema
Hoy en día es muy común que en las diferentes tipos de empresas se cuente con un déficit en cuestión de capacitaciones actualizaciones y falta de recursos primordiales para una buena administración, lo cual nos lleva a fugas incumplimiento de obligaciones y pérdida de recursos en las empresas.
B) Hipótesis
Con las nuevas actualizaciones y cambios fiscales de acuerdo a las reformas que se van implementando es indispensable que se cuente con un sistema que regule determinadas funciones como son la facturación, la contabilidad, los puntos de venta, y en ciertos casos la nómina.
Ya que el mal manejo y la falta de información de estos podría llevar a que las empresas tengan problemas como, un incumplimiento en obligaciones fiscales como son la declaración anual, o el mal manejo de las obligaciones como patrón y no contar con cifras exactas de ingresos egresos perdidas y esto afectaría a la toma de decisiones.
C) Metodología
La metodología utilizada es cuantitativa
D) Objetivo
Mediante la investigación cuantitativa, comprobar como la ausencia de los elementos ya mencionados afectas la administración y diferentes aspectos de una empresa y así comprobar la hipótesis planteada
E) Preguntas de investigación
Entrevista a un Ing. En sistemas
¿Cuál es la relación de su puesto con lo administrativo?
¿Cuál es la importancia de un buen sistema para la administración de recursos?
¿Cuáles son los sistemas que se pueden implementar?
¿En qué departamento se utilizan?
¿Cómo influye la implementación de un sistema en cada departamento de la empresa?
¿Cualquiera puede utilizar ese sistema?
Cada sistema tiene su interfaz de usuario al mismo tiempo tiene sus opciones para cada proceso administrativo,
¿Cómo influyen las actualizaciones fiscales con los sistemas?
¿Cada cuando se realizan las capacitaciones al personal?
Entrevista a un Contador
¿Qué beneficio tiene el contar con los diferentes sistemas en una empresa?
¿Cómo ayudan estos sistemas en cuestiones fiscales?
¿Qué departamento es el responsable de esos sistemas?
¿Cada cuando se realizan capacitaciones?
¿Permite el cumplimiento de obligaciones fiscales?
F) Análisis de los recursos
Se realizara el análisis de algunos de los sistemas que utilizan las empresas para la administración, así como algunas de las actualizaciones que se han presentado y la importancia de las capacitaciones.
- Ventajas de la actualización fiscal y contable
El contador como profesional, amplía sus conocimientos
Se vuelve más competitivo en el mundo laboral
Las empresas se renuevan constantemente y permanecen al margen de la ley
Se evitan multas y sanciones innecesarias
En el punto anterior es importante recalcar que vale más invertir en un buen curso de actualización fiscal que, por la falta de conocimiento, comiencen a llegar multas y sanciones innecesarias.
- La capacitación fiscal
Es necesaria en estas épocas de cambio, y es que en los últimos 10 años México ha tenido una brutal revolución en cuando a este tema se refiere.
CFDI, Contabilidad electrónica y nuevas normatividades han venido a sustituir y por mucho lo que antes se hacía arrastrando el papel. Tener paredes enteras de carpetas Lefort pasó a tener todo en la NUBE, por decir un ejemplo. Y es que si bien el concepto de la contabilidad no ha cambiado, una rama sumamente importante es la parte fiscal, que esa sí, es bien diferente a como se hacía hace 20 años.
- La brecha tecnológica:
Uno de los más importantes cambios es pasar del papel normal al papel digital; de tener una caja con 100 facturas, a tener un programa que emita 100 CFDI’s. El problema radica a que existe una brecha tecnológica difícil de derribar entre las actuales generaciones de contadores y los ya no tan jóvenes. Contadores con grandes conocimientos se han visto limitados en continuar con su formación debido a que le tienen miedo a las computadoras, al no saber usar un programa o incluso a proporcionar información “sensible” en el SAT.
Hoy en día existen cursos bastante efectivos que permiten al contador derribar esa brecha y adquirir los nuevos conocimientos de manera sencilla y profesional. Es importante que se derribe ese paradigma, y lo que ayer eran cajas de contabilidad, hoy en día son carpetas digitales en la computadora, por ejemplo.
Pero no solo la parte fiscal está cambiando, también la parte contable, pues si bien las NIIF y las NIF no sufren cambios tan seguido como lo podría ser una actualización fiscal, tampoco se debe de perder de vista estas actualizaciones.
- Actualizaciones
Nomina:
Los constantes cambios, como el nuevo complemento de nómina, que se han ido generando actualmente están dejando una amplia inquietud en los contribuyentes, como hemos observado las autoridades fiscales así como en el DOF, han venido publicando una serie de documentos en los que se da a conocer varios cambios, como la modificación al anexo 24 de RMF 2016 en relación a la contabilidad electrónica, así como la publicación anticipada del nuevo complemento que se incluirá en el CFDI por nóminas, la versión 1.2 , dichos comprobantes tendrán una nueva estructura y se anexaron nuevos apartados que los patrones, (contribuyentes, en especial los de actividades específicas) deberán llenar con datos como, y de acuerdo al documento publicado por el SAT
CFDI.
A pesar de que se había publicado que los cambios que se aplicarían a los CFDI serían de forma paulatina, que sería opcional desde el 01 de julio y hasta el 30 de noviembre de 2017, a partir de hace unos días el sistema de facturación gratuita del SAT ya no permitió utilizar la versión anterior 3.2, necesariamente quienes utilicen esta herramienta ya deberán realizar sus comprobantes en la nueva versión, 3.3, aun en Mis cuentas, sigue igual, hasta el momento de esta redacción. Esta actualización trae varios cambios, catálogos, claves, más tipos de comprobantes, entre otros, y todos estos cambios al momento de realizar el llenado del comprobante, está generando varias dudas, por lo que es importante darle lectura a la guía antes de realizar este procedimiento.
- PAC
PAC son las entidades autorizadas por el SAT para vender CFDI, o lo que es lo mismo, facturas electrónicas. Digamos que es el equivalente a las imprentas cuando la factura era en papel; tú vas con ellos y solicitas facturas, con los PAC tú contratas sus servicios y obtienes folios para emitir facturas electrónicas.
Ventajas:
Tienes control total de todos los documentos que emites. La mayoría de ellos te permiten almacenar los XML y PDF durante largos periodos de tiempo.
Si facturarás a un cliente muy seguido, solo debes introducir una sola vez sus datos. Facturar 100 facturas te pueden tomar a lo mucho una hora.
Prácticamente todos los PAC y sus distintos distribuidores dan un excelente servicio al cliente.
- SAT
El SAT tiene su propio sistema para factura electrónicamente. De hecho tiene dos aplicaciones, una que es la que aparece en la aplicación de Mis Cuentas y la otra que aparece en otro módulo. En el primero debes cumplir ciertos requisitos para emitir la factura, eso sí, sin código bidimensional, en el segundo debes tener tu FIEL o bien tu certificado se sellos digitales.
Ventajas:
Tanto en la aplicación de mis cuentas como en la otra alternativa, todo es completamente gratis.
Si solo facturarás unas 10 veces al año, esta es tu mejor opción.
Los documentos son válidos en todos los sentidos del SAT.
- ASPEL COI
El programa ASPEL COI, es uno de los programas pertenecientes a la empresa Aspel de México SA de CV, la cual es una empresa productora y distribuidora de sistemas administrativos de cómputo.
Este programa es útil en el procesamiento, integración y mantenimiento de la información contable y también de la información fiscal de la empresa, además de que brinda seguridad y confiabilidad a sus usuarios.
Ventajas:
Mantiene la contabilidad al día mediante la automatización en el registro contable.
Bien utilizado, permite reducir el tiempo invertido en la captura de la información.
Se puede conocer en cualquier momento la situación financiera de la empresa o departamentos por medio de consultas y reportes que el sistema permite generar de forma automática como el Balance General o Estado de
Resultados.
Permite cumplir con las disposiciones fiscales vigentes para el manejo de la Contabilidad Electrónica siempre y cuando se mantenga la versión del programa actualizado:
Registro contable en medios electrónicos.
Identificación del comprobante relacionado a los asientos contables, incluyendo el folio fiscal de los CFDI (Comprobantes Fiscales Digitales por Internet).
Envío de la información requerida por la Autoridad, en los formatos y periodos establecidos por la misma.
Desventajas:
Este sistema tiene poca experiencia en CRM (customer relationship management) por lo cual no es apto para empresas muy grandes o que requieran registrar pólizas en distintos puntos del mundo, algo que sí permiten sistemas como SAP.
No se puede implantar en cualquier empresa, ya que algunas de sus características, como la de inventarios, no se adapta a las necesidades de muchas empresas debido a la complejidad de los productos que manejan. En este caso se debe implantar el sistema SAE, el cual tiene un costo adicional y que tampoco es exactamente muy amigable.
Aunque el sistema COI brinda reportes como el balance general o estado de resultados, sus formatos dejan mucho qué desear, e intentar editarlos se convierte en un verdadero dolor de cabeza si no eres programador. Eso sí, te permite agregar el logotipo de la empresa, pero al final termina en un formato bastante simplón.
- CONTPAQ i
Ofrece las herramientas contables necesarias y requeridas para cumplir con las nuevas disposiciones fiscales y para el control de información empresarial. CONTPAQ, es en sí una empresa que se dedica al desarrollo de software para distintas empresas, ya sea para manejar la contabilidad, nominas, bancos, facturación electrónica, entre otros productos que ofrece, se dice que es un programa mucho más utilizado que otros de renombre, quizá se deba a su ya larga experiencia dentro de este mercado, además de que es un proveedor autorizado de certificación (PAC) por el SAT y cuenta con la “supervisión” de la Asociación Mexicana de Estándares para el Comercio Electrónico (AMECE-GS1). También es el principal competidor de Aspel COI, que entre los dos se disputan el mercado de sistemas de contabilidad.
Ventajas:
Permite cumplir con la disposición de Contabilidad Electrónica mediante un nuevo Administrador de Documentos Digitales (ADD) que permite cargar, verificar validez, detectar duplicados, almacenar y consultar los CFDI. Relaciona XML emitidos y recibidos a los movimientos contables.
El programa te permite emitir los reportes financieros básicos para cumplir con las Normas de Información Financiera (NIF).
También permite clasificar la información de comprobantes en papel y los XML. Genera automáticamente la póliza a partir de las cuentas de gastos de proveedores. El registro del control de IVA es automático a partir de los comprobantes para la Declaración de la DIOT y DyP.
Desventajas:
Se necesitan configurar algunos programas antes de instalar CONTPAQ, lo que supone una carga más para la computadora que no siempre es la más veloz de la oficina.
Al igual que su competidor COI, Contpaqi también te permite trabajar con sus otros programas de ecosistema como Contpaq nóminas o Administración, pero de igual modo cada paquete tiene un costo, por lo que si deseas administración total sale más caro que solo comprar Contpaqi.
Contpaqi funciona a partir de una base de datos que todo el tiempo está funcionando, de hecho cuando trabajas, siempre tienes otra ventana emergente que te indica el status del programa, el problema es que cuando esta parte sufre conflictos, todo tu trabajo también se ve afectado y en muchas ocasiones hasta se pierde lo que habías hecho. Punto realmente malo.
La curva de aprendizaje, independientemente de si has trabajado antes o no con otros sistemas de contabilidad, es más larga; de hecho, hay momentos en que no sabes ni cómo registrar un asiento contable. Eso sí, una vez aprendida la curva, todo resulta muy eficiente.
G) Importancia del estudio.
Es un estudio que representa gran importancia ya que gracias al el buen empleo de los sistemas las empresas pueden llevar una buena contabilidad así como saber con exactitud sus pérdidas ganancias el uso que se le está dando a sus recursos.
Por otra parte en la parte fiscal representa un ponto clave, en el cumplimiento de las declaraciones que se realizan año con año. Y el cumplimiento de las obligaciones con el patrón.
Las personas que manejan estos sistemas juegan un punto clave ya que el buen uso de estos permitirá obtener todos los beneficios, sin dejar atrás que deben de ser personas que estén en constante capacitación para el buen desempeño.
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